水電總院成立于2002年12月，坐落于首都北京,正值中國電力體制改革的關鍵時期。能夠在這一時期經(jīng)國務院批準保留，并隸屬于中國電力建設集團有限公司，顯示了其在國家能源戰(zhàn)略中的獨特地位和重要作用。作為唯一承擔水電、風電、太陽能光伏發(fā)電等技術歸口管理工作的事業(yè)單位，水電總院不僅是技術創(chuàng)新的引領者，也是政策制定和行業(yè)標準的重要參與者。

　　一、項目背景

　　隨著信息技術的快速發(fā)展和應用，各行各業(yè)都在積極探索和實踐數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以提高工作效率、降低運營成本、減少環(huán)境污染。水電水利規(guī)劃設計總院作為中國清潔能源領域的權威規(guī)劃和設計機構，積極響應國家關于節(jié)能減排和綠色發(fā)展的號召，決定引入現(xiàn)代化的無紙化會議系統(tǒng)，以進一步提升內(nèi)部管理效率和服務水平。這一決策基于多個方面的考慮：一是響應國家節(jié)能減排政策，減少紙質(zhì)文件使用，降低對森林資源的消耗，促進可持續(xù)發(fā)展;二是提高文件處理速度，簡化辦會、建會流程，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)慢、易丟失、查找不便等問題，從而提升工作效率;三是確保敏感信息的安全，通過電子文檔加密存儲的方式增強數(shù)據(jù)安全性;四是利用數(shù)字化工具更好地整合信息資源，輔助決策者快速獲取所需信息，提高決策質(zhì)量。

　　因此，建設無紙化會議室對于水電水利規(guī)劃設計總院來說，不僅能夠提升會議效率和質(zhì)量，還能減少對環(huán)境的影響，為我國清潔能源行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展貢獻力量。

　　二、項目概況

　　該系統(tǒng)建設是由銳進科技根據(jù)用戶需求提供的數(shù)字化會議室解決方案。銳進科技是一家專注于無紙化會議系統(tǒng)的廠商，以其高度定制化的能力在行業(yè)內(nèi)享有較高聲譽。建設內(nèi)容主要包括：平板無紙化會議系統(tǒng)、電子桌牌系統(tǒng)、會議發(fā)言系統(tǒng)、會務管理系統(tǒng)以及這些系統(tǒng)的高度集成與互聯(lián)互通。

　　擬建設三個無紙化會議室共計60套銳進無紙化會議客戶端軟件(V10.0)、1臺無紙化會議系統(tǒng)主機(集中管理多個會議室)、1套銳進無紙化后臺管理系統(tǒng)(V10.1)、3臺大屏控制器、3臺無線通訊基站、60個高保真、高質(zhì)量的臺面式會議主席單元和1臺數(shù)字會議主機、60臺雙面7寸液晶電子桌牌和3臺電子桌簽拓展主機以及一套由銳進科技根據(jù)用戶需求高度定制的會務統(tǒng)一應用管理系統(tǒng)(含議題收集管理模塊)。

　　系統(tǒng)含蓋了強大的會議應用功能，包括：議題管理(議題上報、議題庫、會商討論、審批管理、會議申請、節(jié)點配置等功能)、會議預訂及安排、會議數(shù)據(jù)分析和報告設備監(jiān)測和預警、短信服務平臺對接、創(chuàng)建會議、統(tǒng)一上傳議題文件，添加參會人員、文件安全管控，權限管控、文件智能分發(fā)、人員模擬排位、會議主持、同屏交互、會議簽到、會議概況、視頻播放、投票表決、書寫圈劃、會議記錄、電子舉手、會議交流、網(wǎng)頁瀏覽、會議服務工具等;具有功能豐富、界面簡潔直觀、操作便捷、穩(wěn)定可靠等特點;能夠幫助會議組織者極大地降低工作壓力，輕松進行會議現(xiàn)場管控，提高與會者的辦會效率，同時節(jié)省大量資料印刷費用，完全符合國家低碳、環(huán)保理念。

　　最后，這套數(shù)字化會議室解決方案的建設對水電水利規(guī)劃設計總院而言，具有深遠的意義。它不僅是積極響應國家節(jié)能減排政策的具體實踐，更是提升內(nèi)部管理效率、優(yōu)化服務質(zhì)量、推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關鍵步驟。

　　響應國家節(jié)能減排政策：隨著全球?qū)Νh(huán)境保護和可持續(xù)發(fā)展的重視，無紙化會議系統(tǒng)作為綠色辦公的重要組成部分，有效減少了紙張消耗和廢棄物的產(chǎn)生，符合國家節(jié)能減排的政策導向。水電水利規(guī)劃設計總院通過引入這一系統(tǒng)，不僅展現(xiàn)了企業(yè)的社會責任感，也為其他行業(yè)樹立了綠色辦公的典范。

　　提升內(nèi)部管理水平：數(shù)字化會議室解決方案通過高度集成化的系統(tǒng)管理，使得會議組織、資料準備、會議記錄等各個環(huán)節(jié)更加高效、便捷。這不僅減輕了管理人員的工作負擔，提高了工作效率，還通過數(shù)據(jù)分析和報表功能，為管理層提供了更加全面、準確的決策支持，有助于優(yōu)化內(nèi)部管理流程和資源配置。

　　優(yōu)化服務質(zhì)量：數(shù)字化會議室為參會者提供了更加舒適、便捷的會議體驗。通過平板無紙化會議系統(tǒng)、電子桌牌系統(tǒng)等高科技設備的運用，參會者可以更加專注于會議內(nèi)容本身，減少了因紙質(zhì)材料準備、分發(fā)等繁瑣事務而帶來的干擾。同時，系統(tǒng)的實時互動、翻譯等功能也增強了會議的互動性和包容性，提升了整體服務質(zhì)量。

　　推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型：水電水利規(guī)劃設計總院作為清潔能源領域的重要機構，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅關乎自身的發(fā)展，也對整個行業(yè)具有示范意義。數(shù)字化會議室解決方案的建設，標志著總院在推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路上邁出了堅實的一步，為后續(xù)更多數(shù)字化項目的實施積累了寶貴經(jīng)驗。